- Mỗi năm Tổng đài của Tập đoàn nhận và gửi hàng ngàn Fax đến và đi từ Trung ương, các Bộ, các đơn vị trong và ngoài Ngành Cao su nên việc gửi và nhận Fax thông qua máy Fax truyền thống có không ít trở ngại cho người làm công tác Tổng đài cũng như chi phí trong việc sử dụng máy Fax truyền thống.

- Trước những vấn đề trên việc dùng máy tính để gửi và nhận Fax là một giải pháp giúp giải quyết được các vấn đề sau đây:

+ Ban lãnh đạo công ty có thể kiểm soát được toàn bộ các bản fax đã gửi/nhận và bất cứ khi nào cần đều có thể xem dễ dàng hoặc in ra.

+ Gửi/nhận fax tiết kiệm 100% giấy và mực vì dùng trực tiếp ngay trên máy vi tính mà không cần phải in ra.

+ Khắc phục tình trạng tốn kém giấy mực vô ích cho những bản fax quảng cáo không cần thiết.

+ Giảm chi phí ngân sách dùng cho fax một cách đáng kể (do không cần phải mua máy fax, đổ mực fax, giấy fax, thay toner v.v).

+ Chi phí đầu tư thấp do tận dụng được hệ thống hạ tầng máy tính hiện có.

+ Tốc độ gửi fax nhanh.

+ Cải thiện đáng kể chất lượng bản fax tại đầu nhận (người dùng gần như được nhận fax với chất lượng nguyên bản của người gửi. Không có hiện tượng: méo chữ, nhòe chữ do scan máy fax hỏng hoặc chất lượng kém, hay do để giấy không chuẩn v.v).

+ Bảo đảm an ninh thông tin và nâng cao tính riêng tư (bản fax sẽ được chuyển tới đúng người nhận thông qua việc gửi mail).

+ Người dùng không cần phải chờ đợi tới lượt fax khi sử dụng máy fax truyền thống.

+ Dễ dàng quản lý và tra cứu lại các bản fax đi và fax nhận đến, do lưu trữ trên máy tính.

- Việc dùng máy tính để gửi và nhận Fax có thể dễ dàng cài đặt và sử dụng do chỉ cần máy tính, modem Fax và đường line điện thoại.