Trước khi có sáng kiến, mỗi khi khi thực làm việc online tại nhà thường gặp các khó khăn, hạn chế: Khó khăn trong việc tổng hợp số liệu, thông tin xây dựng báo cáo, mất nhiều thời gian cho việc tìm văn bản (điện thoại lên cơ quan nhờ đồng nghiệp cùng phòng tìm văn bản gửi mail lại cho mình xử lý khi làm việc online), … Từ những khó khăn trên qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu một số ứng dùng từ Google Bản thân cùng đồng nghiệp đã có ý tưởng khắc phục những khó khăn, hạn chế khi thực hiện chế độ làm việc online là xây dung một văn phòng dữ liệu online trên không gian mạng từ ứng dụng Google drive và nâng cao hiệu quả trong công tác cập nhật thông tin, số liệu tổ chức từ cơ sở thông qua ứng dụng Google trang tính.