Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam

Thông tin tác giả

Phạm Ngọc Tiến

Đơn vị: CTCP Cao su Tân Biên

Danh mục ý tưởng

Tên ý tưởng:	Giải pháp Kiểm phiếu bầu cử tại Đại hội đồng cổ đông.
Tác giả:	Phạm Ngọc Tiến
Mã	YT-247
Ngày	06/10/2019
Mô tả	+ Doanh nghiệp có 100% vốn nhà nước phải thực hiện Cổ phần hóa theo chủ trương của nhà nước, sau khi chuyển sang hoạt động với hình thức Công ty Cổ phần, theo quy định của Luật doanh nghiệp, hằng năm Công ty phải tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông để thông qua các kế hoạch, kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính…, do lượng cổ đông nhiều, các doanh nghiệp thường lúng túng trong khâu chuẩn bị để tổ chức Đại hội cổ đông, trong đó có khâu kiểm tra tư cách cổ đông, kiểm phiếu biểu quyết tại Đại hội, không biết phải thực hiện như thế nào, biểu mẫu báo cáo, biên bản nào cho phù hợp. + Từ tháng 5/2016, Công ty Cổ phần Cao su Tân Biên chính thức hoạt động với hình thức Công ty Cổ phần, Công ty có hơn 600 cổ đông, do đó công tác kiểm tra tư cách cổ đông, kiểm phiếu biểu quyết và bầu cử tại kỳ họp Đại hội cổ đông mất nhiều thời gian, khi kiểm phiếu thường ghi thủ công kết quả vào giấy, sau đó tổng hợp bằng tay và ghi tay vào biên bản, làm cho quá trình kiểm phiếu chậm và dễ xảy ra sai sót. + Để công tác kiểm tra tư cách cổ đông, kiểm phiếu biểu quyết được diễn ra nhanh chóng, linh hoạt và thuận lợi, bản thân và khắc phục những vấn đề nêu trên bản thân đã lập “Giải pháp Kiểm tra tư cách cổ đông, kiểm phiếu Biểu quyết, phiếu bầu cử tại Đại hội Cổ đông”. Giải pháp đã được áp dụng thành công từ kỳ họp Đại hội cổ đông bất thường năm 2017 đến nay và là giải pháp để áp dụng cho những kỳ họp tiếp theo. Tác dụng, hiệu quả: + Giải pháp giúp cho quá trình Kiểm tra tư cách cổ đông, kiểm phiếu Biểu quyết, phiếu bầu cử tại Đại hội Cổ đông diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, hạn chế các sai sót trong quá trình kiểm phiếu, in các biên bản và phiếu bầu trực tiếp từ hệ thống. + Giải pháp trên nền Excel gần gũi và dễ sử dụng với người dùng. + Các chức năng rõ ràng, dễ truy cập, dễ thao tác. + Thông thường thời gian kiểm phiếu và cập nhật vào biên bản mất thời gian 30 phút, nhưng áp dụng giải pháp chỉ mất 05 phút. Ban kiểm tra tư cách cổ đông, Ban kiểm phiếu chỉ cần có từ 02 thành viên. Giải pháp giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực. + Giải pháp có thể nhân rộng cho các đơn vị trong và ngoài ngành có nhu cầu sử dụng, qua đó thắt chặt mối quan hệ với các đơn vị bạn.
Lượt like	5
Lượt xem	2341

a) Mô tả hoạt động của giải pháp:

- Giải pháp được thực hiện trên phần mềm Excel, với cách thức là vận dụng các chức năng của Excel để hoàn thành giải pháp.

- Trong giải pháp gồm có nhiều Biểu tượng, khi cần truy cập tới chức năng nào thì chỉ cần nhấp chuột vào Biểu tượng đó.

+ Nhập các thông tin động vào bảng “THÔNG TIN CÔNG TY, NHÂN SỰ VÀ THỜI GIAN ĐẠI HỘI” để phục vụ cho việc link các công thức vào các Biên bản, khi có thay đổi thông tin chỉ cần thay đổi ở bảng này thì các biên bản khác sẽ tự thay đổi:

+ Kiểm tra tư cách cổ đông:

Theo Thư mời dự họp ĐHĐCĐ, trước 02 ngày Cổ đông sẽ gửi các bản đăng ký dự họp, cán bộ phụ trách sẽ kiểm tra và nhập thông tin vào sheet Danh sách dự hoặc ủy quyền dự ĐHĐCĐ trong giải pháp. Khi tổ chức ĐHĐCĐ cổ đông tới tham dự và Ban kiểm tra tư cách cổ đông sẽ đánh dấu kiểm tra các cổ đông đã có mặt, bổ sung cổ đông mới vào Danh sách tham dự, số liệu sẽ được tự động cập nhật vào Biên bản kiểm tra tư cách cổ đông, in ra trực tiếp từ giải pháp để báo cáo ĐHĐCĐ.

- Khi cổ đông đến dự họp, sau khi kiểm tra thông tin cổ đông, chúng ta nhấp vào biểu tượng “IN THẺ, PHIẾU BQ” để in Thẻ Biểu quyết, Phiếu bầu cử tại ĐHĐCĐ phát cho Cổ đông.

+ Kiểm phiếu biểu quyết, kiểm phiếu bầu cử:

Bảng kiểm phiếu biểu quyết, kiểm phiếu bầu cử được thiết lập các công thức trên cơ sở vận dụng các công thức có sẵn trong phần mềm Excel. Khi đại hội hoàn thành công tác bầu cử, Tổ bầu cử nhập kết quả kiểm phiếu vào phần “Kiểm phiếu BQ” hoặc “Kiểm phiếu Bầu cử” tương ứng, thao tác nhập đơn giản, nhanh. Chỉ cần nhập mã cổ đông in trên phiếu, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin của cổ đông và số phiếu bầu, chỉ cần nhập kết quả của các phiếu có đánh dấu không tán thành, không có ý kiến, không hợp lệ (nếu có):

- Kết quả kiểm phiếu được cập nhật tự động vào “Biên bản kiểm phiếu BQ” hoặc “Biên bản kiểm phiếu Bầu cử” tương ứng, sau khi có kết quả in Biên bản cho Tổ kiểm phiếu báo cáo với Đại hội:

b) Khả năng áp dụng:

Công ty Cổ phần cao su Tân Biên đã triển khai áp dụng từ kỳ họp Đại hội cổ đông bất thường năm 2017 đến nay.

Giải pháp có thể áp dụng đối với các Doanh nghiệp Cổ phần có tổ chức Họp Đại hội đồng Cổ đông.

Ngoài ra cũng có thể vận dụng để kiểm phiếu tại các kỳ Đại hội khác của Đảng, đoàn thể, Công ty...)

Ý tưởng cùng lĩnh vực

Stt	Tác giả	Ý tưởng	Lượt xem	Mã	Ngày
1	Le Quoc Bao Quản lý điều hành (công tác hành chính, văn phòng, tài chính, kế toán, tổ chức, nhân sự, kế hoạch đầu tư …)	“Ứng dụng công cụ Google lens trong trích xuất nội dung văn bản giấy thành chữ đánh máy, rút ngắn thời gian soạn thảo văn bản”	886	YT-324	05/07/2021
2	Nguyễn Hoàng Cường Quản lý điều hành (công tác hành chính, văn phòng, tài chính, kế toán, tổ chức, nhân sự, kế hoạch đầu tư …)	“Ý tưởng nâng cao hiệu quả công việc khi chuyển sang hình thức làm việc online”	513	YT-338	13/08/2021
3	Hoàng Đức Thuận Quản lý điều hành (công tác hành chính, văn phòng, tài chính, kế toán, tổ chức, nhân sự, kế hoạch đầu tư …)	Bản tin pháp luật VRG	490	YT-336	31/07/2021
4	Hoàng Đức Thuận Quản lý điều hành (công tác hành chính, văn phòng, tài chính, kế toán, tổ chức, nhân sự, kế hoạch đầu tư …)	Bản tin pháp luật VRG	773	YT-337	31/07/2021