Quy trình quản trị nhân sự, đánh giá thực hiện công việc (KPI - Key Performance Indicator) trong công nghiệp thủy điện

Quản trị nhân sự, đánh giá thực hiện công việc theo KPI nhằm quản trị bằng cách lượng hóa hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên. Qua đó giúp hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt. 

Quản trị nhân sự dựa trên tiêu chí KPI nhìn chung có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp nói chung và các nhân viên nói riêng ở các vấn đề như sau:

- Với quản lý: Theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp. Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc.

- Với nhân viên:Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra, Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu, Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời.

Ưu điểm:

1. Thể hiện trực quan và định lượng mục tiêu chiến lược. 

2. Ra quyết định nhanh chóng hơn với các số liệu chính xác. 

3. Giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của tổ chức, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó để có hướng khuyến khích, tạo động lực hoặc ra phương án cải thiện.

4. Một đội nhóm có thể cùng phối hợp để hướng tới những mục tiêu chung.

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs

Có 2 phương pháp chính: 

- Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó; trong đó đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảm KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên. 

Theo phương pháp này, người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới. 

Ví dụ: gồm 07 bộ phận, phòng ban như sau: Phòng Kỹ thuật, kế hoạch, Tài chính, Tổng hợp, phân xưởng vận hành, phân xưởng cơ điện, bộ phận an ninh, hành chính.

- Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năng 

Mỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng. Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân viên đảm nhận vị trí này phải hoàn thiện. Hệ thống KPIs được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này. Lưu ý là các trách nhiệm chính này phải rõ ràng, cụ thể. 

Ví dụ: Phòng Kỹ thuật, kế hoạch, Tài chính, Tổng hợp, phân xưởng vận hành, phân xưởng cơ điện, bộ phận an ninh, hành chính căn cứ nhiệm vụ, chức năng của phòng ban quy định trong Quy chế làm việc Công ty.

Bước 3: Xác định các chỉ số KPIs

- KPIs của bộ phận:

Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng KPIs chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.

-  KPIs cho từng vị trí chức danh:

KPIs cho từng vị trí phải được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, phải bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai.

Trước hết cần tạo một bộ khung cho KPIs cá nhân. Dựa trên bản mô tả công việc, xác định và viết ra 3-7 điều quan trọng nhất doanh nghiệp mong đợi ở vị trí đó.

Các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPIs chung của phòng ban. Ví dụ: KPIs có thể được sử dụng để đo các khu vực như: đơn vị sản xuất, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm, thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ…

Tiếp theo, dựa trên KPIs của bộ phận để thiết lập con số cho từng cá nhân. Lưu ý rằng hai người cùng một chức danh công việc có thể có KPIs khác nhau tuỳ thuộc vào năng lực từng người.

- Quy định kỳ đánh giá:

Kỳ đánh giá thường áp dụng là tuần, tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận

Quy trình áp dụng quản trị nhân viên theo KPI

Sau khi đã xác định được KPIs cho phòng ban và từng vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất.

Bước 1: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI 

Bởi các KPIs đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nếu các KPI có liên quan tới nhau thì có thể dùng chung phương pháp đo lường (dùng công cụ phân tích).

Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm.  

Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn.

Bước 2: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. 

Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.

Bước 3: Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPIs có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.

Ban đầu, hãy xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

Kết luận, định hướng

Việc quản trị nhân sự theo KPI có cả ưu điểm và nhược điểm nhưng các nhà quản lý có thể nhìn vào những bộ phận cơ bản của phương pháp này để điều chỉnh cho việc đánh giá trong công ty mình. Dù sao, đây cũng là một phương pháp hữu hiệu đã được kiểm chứng ở nhiều doanh nghiệp và thực tế là nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng đang sử dụng phương pháp này.